La causa es magnífica, el grupo de entusiastas, e incluso se puede tener un plazo establecido. Ahora, ¿cómo es todo el trabajo que va a conseguir hacer? La primera reunión se puede hacer la diferencia entre chisporroteo y esfumarse. Aproveche este tiempo para trazar un plan, hacer que la gente se mueve en la dirección correcta y mantener las líneas de comunicación abiertas.
Prepárese para una reunión eficaz haciendo algunas factfinding preliminar. Establecer que los principales miembros de su grupo son y obtener su información de contacto, los mejores días y horas para reunirse, lista de habilidades e intereses y la cantidad de tiempo que pueden cometer. En esta lista, seleccione una fecha de reunión. Ver 193 preparar una reunión.
Llame a la reunión a la orden y comenzar por tener una discusión informal de por qué cada uno está allí. Una vez que haya establecido cuál es la visión del grupo es, puede crear una agenda.
Establecer los comités y subcomités que se necesitan, como la publicidad y las finanzas, y seleccione una silla para cada uno basado en la experiencia y el interés. Desarrollar y acordar el plan de acción, las metas del comité, cronograma y presupuesto. Nombrar un secretario para que levante acta y las de correo al grupo al día siguiente, junto con la información de contacto de todos.
Crear una declaración de misión para el grupo que mantendrá a los miembros positivo y centrado en el resultado final. Ver 374 afinar el enfoque de una organización.
Reiterar al final de la primera reunión de lo que los elementos de acción, quién es responsable de cada uno y en qué plazo. Elija una fecha para la próxima reunión.
Mantenerse en contacto
Comunicarse de manera efectiva el uso de e-mail. Esta herramienta ahora estándar es una gran manera de actualizar un grupo o solicitar opiniones. Tenga en cuenta que la gente lee su correo electrónico a intervalos diferentes, así que no esperes una respuesta inmediata de todos.
Póngase en contacto con su compañía telefónica. Pregunte acerca de los servicios que se accede a través de una conexión a Internet, proporcionando características businesslike para un bajo costo mensual. Las llamadas de conferencia con capacidad para 10 personas y el almacenamiento de llamadas en línea son sólo dos de las formas en que un grupo puede permanecer en sincronía.
Crear un sitio Web que refuerza su misión, proporciona actualizaciones y un programa (ver 372 Dar a conocer un evento). Gestione mayor escala o proyectos más complejos utilizando un software de gestión de proyectos basado en la Web, con calendarios, listas de tareas, calendarios de proyectos y otros instrumentos de planificación a mano. Algunos, como Ace Project (aceproject.com), tienen una versión básica gratuita.
Consejos y advertencias
Seleccionar una primera fecha de la reunión que la mayoría de los usuarios pueden asistir. Si usted espera hasta que todo el mundo puede estar allí, probablemente no va a suceder.
Pida a los voluntarios que ser realista acerca de cuánto tiempo y energía que cada uno puede gastar. Esto le ayudará a establecer metas concretas y alcanzables.
Contratar a una escala mayor con el lanzamiento de un grupo a través de sitios como MeetUp.com, o unirse a un grupo de redes sociales como Friendster.com. Estos le permiten conectar con otras personas interesadas en el tema, y cualquiera de los equipos arriba o compartir información útil.
No crear un sitio Web como una herramienta de comunicación si no tiene a alguien que lo actualice con regularidad.
Tenga cuidado con la implementación de un sistema de gestión de proyecto que es más complicado de lo que necesita. Sólo se frustrará miembros y podría descarrilar el proyecto.
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